現在の業務を整理しよう
目の前の業務をチームで協業しながら着実に進行するには、どのような手順を取れば良いか。まずは、チーム内でどのような業務が行われているかを整理することが重要です。
1. チームで担当している業務を洗い出す
BYARDを使って業務を可視化する前に、一度チーム内で対応している業務内容を洗い出してみましょう。
2. BYARDでの管理に適している業務を選定する
BYARDでの管理に適した業務は、下記4点です。
- 担当者が2-3名以上いる
- 繰り返し発生する
- 対応期日が決まっている
- 対応期間が一定ある（2週間~1ヶ月程度）
一度きりで終わる業務もBYARDでは管理できる？
業務フローが存在しない、単発での業務は、対象の業務が「できている／いない」のどちらかを管理する目的が強いため、BYARDでの管理より、タスク管理ツールなどを使っての管理を行う方が適切な場合があります。
3. 各業務のフローとTodoを明確にする
各業務のフローやTodo、手順を明確にします。対象の業務の流れを担当者しか知らない場合は、まずは担当者が業務全体の流れをヒアリングして書き出してみましょう。チームで分担しながら業務を進めているが、全体の流れが整理できていない場合は、各担当者が自分が関わっている業務範囲を書き出して、全体を整理してみることがおすすめです。
Point
- 業務のスタートとゴールを明確にする
- 業務全体の期限を明確にする
タスクには周期や期間が存在します。業務全体の期限を明確にしましょう。
- スタートからゴールまでのプロセスを洗い出す
具体的なフローが不明な場合は、関係者に実際のプロセスを確認します。
- 各フローを進める上でのTodoを洗い出す
フローを正しく進めるうえでのTodoを明確にします。社内で共通の業務フロー＝ストリームが出来上がることで、社内でのマニュアルとして活用したり、トラブル発生時や新人研修のシーンなどで役立てることができます。
ストリームとは業務を一連の流れとしてマッピング・可視化したもの。
4. どの業務から運用着手するか選定する
はじめてBYARDでストリーム運用を開始する際は、「定期的に発生」かつ「実施期間が2週間~1ヶ月程度」の業務から、スタートすることをお勧めします。
5. その他：業務プロセスの改善課題を明確にする
現状の業務を進める上での課題を書き出してみます。
例えば、期限内に業務が終わらなかったり、手戻りやミスが発生するなど、
担当者が見えている範囲で起きている状況を書き出していきます。
改善を継続的に行うことで、業務の品質向上と効率化を図ることができます。
業務プロセスの改善には、関係者全員が参加することが重要です。