チームで業務の振り返りしよう
チームで進める仕事こそ「回して終わり」ではなく、進めていく上での改善点を発見し、定期的にチームで振り返りをして見直しを図っていくことが重要です。
ここでは、BYARDを使って振り返りをするポイントを解説します。
テーマ：業務の非属人化と再現性
「業務の再現性」とは、誰が担当しても決められた条件や手順で進めることで、同じ結果を
出すことができる状態のことです。組織拡大をはじめ、異動や退職などのリスクを想定し
「誰が担当しても業務が回る」状態をつくることは、事業運営において重要な考え方です。
短期的には目の前の業務を担当者として実行しつつ、中長期的には再現可能な仕組みをチームで
つくれるように、今の業務の改善点を定期的にチームで見直しを図りましょう。
おすすめの振り返りポイント
主に以下の5つのポイントで、進め方の手順が実態とギャップがあるかどうかを見直します。
ストリームの運用を継続していく中で、業務に関連する情報や手順が変わることがあるため、
必要に応じてフローを改善することが重要です。
1. 運用してよかったこと、効果を感じた瞬間
チーム共通のストリームを使って業務を進める上で、運用して良かったこと、
効果を感じたことを洗い出してみましょう。
2. ワークカード/Todoの内容に過不足はなかったか
判断に迷った箇所とカイゼン点
手戻りや差し戻しが発生した箇所とカイゼン点
対応ミスが発生した箇所と改善点 の3つの観点から確認しましょう。
3.期限通りに完了するためのカイゼン点
期限通りに完了できなかったワークカードとその理由、
期限の設定が適切でなかったワークカードとカイゼン点 の、2つの観点から確認しましょう。
■案件ごと
■ワークカードごと
4. 担当者同士のコミュニケーションのカイゼン点
BYARDからの通知だけでリアクションできたか、
メモ欄やメッセージの利用方法について見直すことはあるか の2つの観点から確認しましょう。
5. その他課題感
上記1~4以外の内容で、業務をすすめる上での課題感があれば確認しましょう。