運用準備のポイント

ストリームを作成し現状業務の可視化ができたら、運用開始に向けた準備を始めましょう。

1. 対応期限の設定

案件全体および、カードごとの対応期限を明確にします。それぞれの業務はいつまでに行う必要があるのか、業務ごとににかかる時間を想定しながら設定しましょう。

2. 役割と責任を明確にする

業務担当者の役割や責任を明確にします。誰がどの業務プロセスを担当するのかを 明確にすることで、チーム全体で業務を効率的に進めることができます。

3. 運用ルールの決定

チームで運用をスタートする上でのポイントを定めます。 以下2点のルールを抑えておきましょう。

メモ欄・チャット欄の活用イメージ

違和感や疑問点、タスクの進捗状況はメモ欄に記録しておきましょう。 また、関係者同士で業務の報連相を行う際は、チャットを使ってコミュニケーションをとることで、業務のログをBYARDで一元管理することができます。

4. 運用開始日の決定

チーム全体でいつからストリームの運用をスタートするか、具体的な日付を決めます。
運用を定着させる上では、週初めスタートがおすすめです。

5. 運用キックオフの実施

上記1〜4の準備ができたら、関係者全員がBYARDを使って業務を進めることができるように、 関係者向けのキックオフを実施しましょう。
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キックオフのポイント ゴールとアジェンダは以下の内容がおすすめです。 ▼ゴール
  • BYARDを利用する意図が理解できている
  • 利用する上での操作方法を理解できている
  • 利用する上での自社ルールをイメージできており、行動に移せる状態である
▼アジェンダ
  • BYARDの導入目的
  • BYARDとは
  • ストリームの説明と操作方法
  • 運用ルール
  • 今後のスケジュール|運用開始日

6. 関係者をストリームにアサインし、案件立ち上げ

  • ストリーム全体に関わる関係者を招待
  • カードごとに担当者をアサイン
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ストリームやワークカードへ関係者を追加する方法は「関係者を追加する」をご確認ください。

7. 通知設定

業務の進捗状況を適切なタイミングでキャッチできるよう、関係者に通知設定を行います。 メール通知もしくは、Slackと連携することで通知を受け取ることも可能です。
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Slackの連携方法は「Slackと連携する」をご確認ください。