運用準備のポイント
ストリームを作成し現状業務の可視化ができたら、運用開始に向けた準備を始めましょう。
1. 対応期限の設定
案件全体および、カードごとの対応期限を明確にします。それぞれの業務はいつまでに行う必要があるのか、業務ごとににかかる時間を想定しながら設定しましょう。
2. 役割と責任を明確にする
業務担当者の役割や責任を明確にします。誰がどの業務プロセスを担当するのかを
明確にすることで、チーム全体で業務を効率的に進めることができます。
3. 運用ルールの決定
チームで運用をスタートする上でのポイントを定めます。
以下2点のルールを抑えておきましょう。
メモ欄・チャット欄の活用イメージ
違和感や疑問点、タスクの進捗状況はメモ欄に記録しておきましょう。
また、関係者同士で業務の報連相を行う際は、チャットを使ってコミュニケーションをとることで、業務のログをBYARDで一元管理することができます。
4. 運用開始日の決定
チーム全体でいつからストリームの運用をスタートするか、具体的な日付を決めます。
運用を定着させる上では、週初めスタートがおすすめです。
5. 運用キックオフの実施
上記1〜4の準備ができたら、関係者全員がBYARDを使って業務を進めることができるように、
関係者向けのキックオフを実施しましょう。
キックオフのポイント
ゴールとアジェンダは以下の内容がおすすめです。
▼ゴール
- BYARDを利用する意図が理解できている
- 利用する上での操作方法を理解できている
- 利用する上での自社ルールをイメージできており、行動に移せる状態である
▼アジェンダ
- BYARDの導入目的
- BYARDとは
- ストリームの説明と操作方法
- 運用ルール
- 今後のスケジュール｜運用開始日
6. 関係者をストリームにアサインし、案件立ち上げ
- ストリーム全体に関わる関係者を招待
- カードごとに担当者をアサイン
7. 通知設定
業務の進捗状況を適切なタイミングでキャッチできるよう、関係者に通知設定を行います。
メール通知もしくは、Slackと連携することで通知を受け取ることも可能です。