ホワイトボード機能の活用例
■ホワイトボード機能とは
ホワイトボード機能とは、ストリーム上にテキストや図形などを自由に追加し配置できる機能です。ホワイトボード機能を活用することで、ワークカードだけでは表現できない業務上の注意点や全体像の補足などが表現できるようになります。
ここでは、ホワイトボード機能が実際にどのように活用されているか活用例をご案内します。
■ホワイトボード機能でできること
ホワイトボード機能は以下の設定ができます。
- ストリーム上の好きな場所にテキストを書くことができます
- ストリーム上の好きな場所に図形（四角形）を置くことができます
- 置いた図形のサイズや背景色を自由に変更することができます
■ホワイトボードの活用例
実際に以下の様な活用用途でホワイトボード機能が使用されています。
1. プロセス全体の補足
複数の部門が関わる業務においては、ワークカードのみが配置されている場合、どのワークをどの部門の担当者が実行するか直感的に判断することが難しいことがあります。
以下の例では、ホワイトボード機能の図形を活用してレーンを引くことで、どの部門がどのワークを実行するか一目で分かるようにに表現しています。
上のイメージ図はホワイトボード機能を使用せず、ワークカードの配置でワークを担当する部門を表現しています。
下のイメージ図はホワイトボード機能を使用し、図形でレーンを分けながらテキストでどの部門が担当しているか明示しています。
ホワイトボード機能を使用することで、どのワークをどの部門が担当しているか一目瞭然です。
ワークカードのみでもプロセスの全体像を表現することはできますが、ホワイトボード機能はワークカードだけでは表現できない、プロセスの補足をすることができます。
分かりやすい直感的なプロセスは、業務を進める際の迷いを消し、正確で円滑な業務進行を手助けします。
次に以下は業務を行うタイミングを表現している活用例です。
例えば、4月から新しく社員が入社する際に、入社前に準備しておくべきことと、入社後に着手するべきことがあるように、業務によっては決まった時期、タイミングが来ないと進めることができないものがあります。
上のイメージ図では、業務の流れは分かるものの、どのタイミングで着手するかは一目では分かりません。
下のイメージ図は、ホワイトボード機能を使用し、業務に着手するタイミングを明示しています。
開始するタイミングを直感的に分かるようにすることで、業務に取り掛かる事前準備がしやすくなります。また、業務の進捗が止まっている際にタイミング的に問題ないものなのか、あるいは業務の進行に遅れが出ているかなど状況が一目で分かるようになります。
2. ワーク間の補足
前工程のワークと後工程のワークの関係性を補足するために、ホワイトボード機能を活用されています。
業務は必ずしも一方通行ではなく、状況や条件によって分岐することがよくあります。
そのようなときは、ワーク間の線の近くに条件を明示することで、実際に業務を進める際にどのルートを通って業務を進めるか簡単に判断できるようになります。
また、複数の業務が平行して進んでいる際に、特定の業務が全て終わらないと次の業務を開始できないことがあります。
いわゆるクリティカルパスを把握し進捗状況をチェックすることは、業務全体のスケジュールの遅れを検知することにも繋がります。
クリティカルパスになり得るワークの周囲に次のステップに進む条件を明示しておくことで、業務の進行に遅れが出る可能性があるワークを一目で見つけることができ、事前に必要な対応や関係者間での連携を進めることにも繋がります。
クリティカルパスとは、プロジェクトの完了に最も時間がかかり、完了が遅れると全体のスケジュールに影響を及ぼす重要な経路のことです。
クリティカルパスを特定することで、プロジェクトの遅延防止などの対策を講じることができるようになります。
3. 注意喚起
業務を進めるうえでの注意事項がある場合、ストリーム上に明示することで予め業務の担当者に伝えることができます。ミスや手戻りが起こりやすい業務がある場合には、ワークカードの中ではなく関連するワークの付近に注意事項を記載することで、事前にリスクを軽減することにも繋がります。
このようにホワイトボード機能はワークカードだけでは表現できないことを、ストリーム上で表現することができます。
分かりやすいストリームの作成を意識することで、円滑に業務を進められるようにしましょう！