Step5 ストリームを実行してみる
ストリームの作成ができたら、ストリームの流れに沿って実際に業務を実行してみましょう。いざ実行してみると思っていたとおりにいかない部分や、設計したフローと実態との乖離に気づくかもしれません。これらのうまく進まない部分は改善のチャンスです。作成した案件を開き、ストリームの修正をしましょう。
ストリームの実行・修正を経て業務フローの型が定まったら、テンプレート化しましょう。テンプレート化することで、同じ業務が発生した際に一から案件を作る必要がなくなり、すぐに業務を開始することができます。
■テンプレート化の方法
1. 案件を開く
案件を開きます。
2. [テンプレートを作成する]をクリックする
ヘッダーメニューにある[テンプレートを作成する]をクリックします。
3. テンプレートを作成する
- テンプレート名を入力します。
- ワークカードごとに割り当てられる期限日の計算の基準となる日付を選択します。
- テンプレートから案件を開始する際に、設定した案件タイトルが案件名に入力された状態になります。
- チェックを入れると、作成するテンプレートに作成元の案件が紐付きます
- チェックを入れると、旧テンプレートに紐づく他の案件が作成するテンプレートに移行されます
- チェックを入れると、旧テンプレートがアーカイブされます
- [作成]をクリックします。
■テンプレートから案件を開始する方法
1. テンプレートを開く
案件の開始元となるテンプレートを開きます。
2. [案件を開始する]をクリックする
ヘッダーメニューにある[案件を開始する]をクリックします。
3. 案件を作成する
- 案件名を入力します。
- [基準日]を設定します。
- [作成]をクリックします。
ストリーム実行中に残したい、共有したい情報は「メモ機能」を使いましょう。
案件を進める中で残しておきたい情報や共有事項などがある場合は、メモを残すことで後から状況を振り返ることができます。メールやチャットツールのみの情報共有では、情報が埋もれやすく確認に労力を要します。BYARD上であれば、確認したい情報の置き場所が明確なため、いつでも簡単に確認することが可能です。
メモはTodoの右にあるメモボタンから登録ができます。
案件の作成→実行→修正→テンプレート化→案件の実行のサイクルができるようになってきたら、他の業務も同様の流れで進めてみましょう。また、ストリームの作成に慣れてきたら業務が発生する前にテンプレートから作成することで、より高速にサイクルを回すことができます。
日常的に多く発生する業務だけでなく、発生頻度の低い業務もあらかじめストリームを作成しておくことで、急に業務が発生したとしても、慌てることなくスムーズに進めることができます。特にマニュアルなどが無い・属人化している業務は、事前にストリーム化しておくことがおすすめです。
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