カイゼン点をアップデートしよう
業務には定期的に発生する定型業務や、特定の目的を達成するまでの単発的なプロジェクト業務、突発的に発生するイレギュラー業務などがあります。特に定型業務やイレギュラー業務はテンプレート（ひな形）を用意しておくことで、効率的に業務を開始できることや不測の事態にも円滑に対応することができます。業務を実行し、振り返った後はテンプレートを用意しましょう。
1. BYARDにおける業務プロセスのテンプレート
業務プロセスは作成したものの形骸化してしまうことがしばしば起こります。これは、業務プロセスを作成した後に実行、改善までを同じ場所で管理することができていないことが主な原因と考えられます。つまりはテンプレートだけ作った状態で終わってしまっているといえます。
一方でBYARDは、業務プロセスの作成から実行・改善を同じ場所で管理し、最後にテンプレートを作る流れが基本的な構想となっております。最初に業務プロセスを作成する点は同じですが、そのまま実行・改善まで連続で行うことができるため、作成した業務プロセスが作って終わりになることはありません。実際に試し、改善した結果をテンプレートとして管理できるのです。
2. テンプレートを使ったカイゼンサイクル
業務カイゼンの基本的な流れは「現状フローの整理」→「業務を実行」→「カイゼン点を振り返り」の流れで進んでいき、最後に「カイゼン点をアップデート」します。
カイゼン点をアップデートするためには、業務の振り返り後に必ずテンプレートを作成しましょう。
一度テンプレートを作成すれば、次に同じ業務を実施する際に、課題がカイゼンされた状態の業務プロセスで始めることができます。新たな課題が生まれたとしても、カイゼン点を振り返り、プロセスを修正して再度テンプレート化することでカイゼン点をアップデートしていきます。このカイゼンサイクルを回すことで、自然とベストな業務プロセスが完成されていきます。
