テンプレートから案件を自動で作成する
定期的に実施する業務がある場合、テンプレートから案件を自動で作成することができます。自動で作成することで、案件を作成する手間を省くことや作成漏れを防ぐことができます。
案件の自動作成設定は「Expertプラン」「Standardプラン」のお客様のみ利用可能です。
■スケジュールを設定する
事前に業務の作成スケジュールを設定することで、自動で案件が作成されるようになります。スケジュールの設定はテンプレートごとに行います。
1. 基本情報メニューを開く
画面上部にある基本情報メニューを開きます。
2. [案件の定期作成]メニューを開く
基本情報メニューをスクロールし、[案件の定期作成]の[+]をクリックします。
テンポラリユーザーが設定されている場合は、案件の自動作成の設定はできません。
3. 自動作成の詳細を設定する
- 自動作成を開始する日付を設定します
- 案件の繰り返し頻度を設定します
案件が自動で作成される頻度を「月」か「曜日」単位で設定することができます。
▼日にちで設定する
[月指定]>[日]を選択します。
「毎月◯日」「毎月最終日」に案件を自動作成といった設定が可能です。
繰り返す間隔を設定することで、「毎月」「3ヶ月おき」「1年（12ヶ月）おき」といった設定も可能です。
▼週数で設定する
[月指定]>[週]を選択します。
「毎月第一月曜日」に案件を自動作成といった設定が可能です。
繰り返す間隔を設定することで、「毎月」「3ヶ月おき」「1年（12ヶ月）おき」といった設定も可能です。
▼曜日で設定する
[曜日指定]を選択します。
「毎週火曜」「隔週月曜」に案件を自動作成といった設定が可能です。
- 繰り返しの終了タイミングを設定します
繰り返しを終了するタイミングを「無期限」「特定の日にち」「回数」で設定することができます。
▼無期限
[なし]を選択した場合は、無期限で案件が自動作成されます。
▼「特定の日にち」で終了
[終了日]に指定した日にちを最後に、案件の自動作成が終了します。
▼「回数」で終了
[回数]を選択した場合は、指定された数の案件が自動作成され際に、自動作成が終了します。
- 案件の作成者を選択します。
指定したユーザーが自動で作成される案件の「作成者」になります。
ワークカードの担当者に「作成者」をアサインしていた場合は、選択したユーザーが該当のワークカードの担当者になります。
作成者の詳細については「作成者を追加する」をご確認ください。
- [作成]をクリックします。
案件は朝6時頃に作成されます。システムの処理状況によっては作成される時間が多少ずれる可能性があります。
■自動開始の設定例
以下のような設定をすることができます。
「毎月1日」に案件を開始する
| 繰り返し設定 | 月 |
| 日 | 1日 |
| 繰り返す間隔 | 1ヶ月おき |
| 終了設定 | 任意 |
「四半期ごと」に案件を開始する
| 繰り返し設定 | 月 |
| 日 | 任意 |
| 繰り返す間隔 | 3ヶ月おき |
| 終了設定 | 任意 |
「1年ごと」に案件を開始する
| 繰り返し設定 | 月 |
| 日 | 任意 |
| 繰り返す間隔 | 12ヶ月おき |
| 終了設定 | 任意 |
「年末（12/31日）まで毎月1日」に案件を開始する
| 繰り返し設定 | 月 |
| 日 | 1日 |
| 繰り返す間隔 | 1ヶ月おき |
| 終了設定 | あり |
| 終了日 | 12/31（12/2〜12/31であれば何日でも可） |
「毎週水曜日」に案件を開始する
| 繰り返し設定 | 曜日指定 |
| 指定曜日 | 水 |
| 繰り返す間隔 | 1週おき |
| 終了設定 | 任意 |
「隔週月曜日と木曜日」に案件を開始する
| 繰り返し設定 | 曜日指定 |
| 指定曜日 | 月と木 |
| 繰り返す間隔 | 2週おき |
| 終了設定 | 任意 |
「毎月第1月曜日」に案件を開始する
| 繰り返し設定 | 月 |
| 週 | ・第一 ・月 |
| 繰り返す間隔 | 1ヶ月おき |
| 終了設定 | 任意 |
「3ヶ月間、毎月15日」に案件を開始する
| 繰り返し設定 | 月 |
| 日 | 15日 |
| 繰り返す間隔 | 1ヶ月おき |
| 終了設定 | あり |
| 回数 | 3回 |
特定の日にちに案件作成を予約する
あえて繰り返し設定をしないことで、設定した日にちに自動で案件を作成する予約設定をすることも可能です。予約をしておくことで、当日に手動で案件を作成する手間を省くことができ、案件の作成漏れも防ぐことができます。
| 開始日 | 案件を作成したい日にち |
| 繰り返し設定 | なし |
■設定されているスケジュールを確認する
組織設定は、システム管理者である以下のユーザー種別のメンバーが利用可能です。
・エディター（組織オーナー）
・エディター（管理者）
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