Q. 案件やテンプレートを特定の人だけに公開できますか？
A. コンフィデンシャル機能を利用すれば、特定の人だけに案件やテンプレートを公開できます。
1. コンフィデンシャル機能とは
コンフィデンシャル機能は、テンプレートや案件を一部のユーザーに限定して公開できる機能です。入退社や休職など個人情報を含む業務を進める際に、一部のユーザーのみに「案件」を共有することで、従業員のプライバシーを守りながら業務を進めることができます。また、対象者ごとに「案件」で管理をすることができるため、業務担当者は一人ひとりの進捗管理も簡単にできます。
他にも、セミナーや展示会などプロジェクト単位で管理することにも活用ができ、様々な部門のユーザーをBYARD内に招待して業務の設計・管理をすることが可能です。
2. コンフィデンシャル案件の作成方法
1. [案件を作成する]をクリックする
[案件を作成する]をクリックします。
2. [テンプレートなしで作成する]をクリックする
[テンプレートなしで作成する]をクリックします。
コンフィデンシャルではないテンプレートからコンフィデンシャルの案件を作成することはできません。
3. [コンフィデンシャルとして作成する]にチェックを入れて案件を作成する
- 「案件名」を入力します
- 「開始日」「期限日」を設定します
- [コンフィデンシャルとして作成する]のチェックを入れます
- [作成]をクリックします
コンフィデンシャルな案件は案件名の横に鍵のマークが表示されます。
3. コンフィデンシャルテンプレートの作成方法
1. テンプレートの一覧画面を開く
2. [新規作成]をクリックする
画面右にある[新規作成]をクリックします。
3. テンプレート名の入力と保存
- テンプレート名を入力します。
- [コンフィデンシャルとして作成する]のチェックを入れます。
- [作成]をクリックします。
コンフィデンシャルなテンプレートはテンプレート名の横に鍵のマークが表示されます。
コンフィデンシャルではない案件からコンフィデンシャルのテンプレートを作成することはできません。
4. コンフィデンシャル機能の仕様詳細
1. テンプレートと案件の関係性について
コンフィデンシャルとして作成したテンプレートから案件を開始する場合、あるいは案件からテンプレートを作成する場合、新たに生成されるテンプレート/案件はコンフィデンシャル機能がついた状態になります。
2. コンフィデンシャルな案件の公開範囲について
コンフィデンシャルで作成された案件は、関係者のみ内容の閲覧が可能です。関係者ではないユーザーは、レポート上にも案件が表示されません。
3. コンフィデンシャルなテンプレートの公開範囲について
コンフィデンシャルで作成されたテンプレート自体は誰でも開くことが可能ですが、ワークカードの中身は関係者しか確認できません。また、コンフィデンシャルなテンプレートから開始された案件は、コンフィデンシャルの設定が反映され、関係者しか内容の確認をすることができません。
入社対応の業務フローを例としたコンフィデンシャルの設定
- テンプレート名は「入社対応_テンプレート」のように誰が見ても問題ないような汎用的な名前にします。
- テンプレートから案件を開始する際に「Aさん入社対応」「Bさん入社対応」のように、個人名を入れた案件名にします。
コンフィデンシャル設定で開始された案件は、共有された人しか見ることができないため、上記のような設定をすることで必要な人だけに見せたい情報を見せつつ、業務を進めることが可能です。
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