Q. 案件やテンプレートを特定の人だけに公開できますか？
A. 「コンフィデンシャル機能」や「操作制限機能」を利用することで、特定の人だけに案件やテンプレートを公開できます。
■コンフィデンシャル機能とは
コンフィデンシャル機能は、案件を一部のユーザーに限定して公開できる機能です。コンフィデンシャルの設定が有効となっている案件は、関係者以外案件の内容が見れなくなります。
この機能を活用することで、入退社や休職など個人情報を含む業務を進める際に、従業員のプライバシーを守りながら業務を進めることができます。
他にも、セミナーや展示会などのプロジェクトでも活用ができ、様々な部門のユーザーをBYARD内に招待する際に、閲覧可能な範囲を制御しながら運用を進めることが可能となります。
■操作制限機能とは
「操作制限機能」とは、ユーザーごとに利用できる機能を制限することができる機能です。制限できる機能の中には、案件やテンプレートの閲覧を制御する機能があります。
この機能を活用することで、関係のない人には案件やテンプレートを見れなくすることが可能となります。
操作制限は「Standardプラン」「Expertプラン」をご利用のお客様のみ利用可能です。
■コンフィデンシャル機能と操作制限機能の違い
コンフィデンシャル機能と操作制限機能の大きな違いは、「関係者以外のユーザーが案件やテンプレートの存在を知ることができるか否か」にあります。
「関係者」とは案件やテンプレート、ワークカードのオーナー・共有者等に一つでもアサインされているユーザーのことを指します。
操作制限を設定している場合、案件やテンプレートの関係者ではない人は、当該ストリームの内容を閲覧することができず、存在自体も知ることができません。
一方でコンフィデンシャル機能の場合、案件の関係者でない人は操作制限同様に内容の閲覧や存在の把握もできませんが、テンプレートにおいては全体像のみ閲覧することが可能です。テンプレートはあくまで業務のひな型であるため、コンフィデンシャル機能を有効にしていたとしても、存在を知ることができます。
以上より、操作制限機能はコンフィデンシャル機能と比べ上位の制限であるとも言えます。実際の運用では以下の様な使い分けが可能です。
▼コンフィデンシャル機能
活用用途：業務の存在自体は知られても良いが、実際に進行している案件については必要以上に知られてはいけない業務
活用例：入社対応などの個人情報を扱う業務や特定部門のプロジェクトなど
▼操作制限機能
活用用途：業務の存在自体も関係者以外には知られてはいけない業務
活用例：BPOなどで社外の人を組織に招待しながら顧客の業務を管理する場合など
■コンフィデンシャル案件・テンプレートの作成方法
コンフィデンシャル案件及びテンプレートの作成方法については、以下のリンク先をご参考ください。
コンフィデンシャルが有効となっている案件やテンプレートには、ストリーム名の横に鍵のアイコンが表示されます。
一度コンフィデンシャル機能を有効にしたストリームは、コンフィデンシャルのない通常のストリームに戻すことはできません。
■コンフィデンシャル機能の仕様詳細
1. テンプレートと案件の関係性について
コンフィデンシャルとして作成したテンプレートから案件を開始する場合、あるいは案件からテンプレートを作成する場合、新たに生成されるテンプレート/案件はコンフィデンシャル機能がついた状態になります。
2. コンフィデンシャルな案件の公開範囲について
コンフィデンシャルで作成された案件は、関係者のみ内容の閲覧が可能です。関係者ではないユーザーは、案件一覧上にも表示されません。つまりは、関係者以外は存在を知ることができません。
3. コンフィデンシャルなテンプレートの公開範囲について
コンフィデンシャルで作成されたテンプレート自体は誰でも開くことが可能ですが、ワークカードの内容は関係者しか確認できません。また、コンフィデンシャルなテンプレートから開始された案件は、コンフィデンシャルの設定が反映され、関係者しか内容の確認をすることができません。
入社対応の業務フローを例としたコンフィデンシャルの設定
- テンプレート名は「入社対応_テンプレート」のように誰が見ても問題ないような汎用的な名前にします。
- テンプレートから案件を開始する際に「Aさん入社対応」「Bさん入社対応」のように、個人名を入れた案件名にします。
コンフィデンシャル設定で開始された案件は、共有された人しか見ることができないため、上記のような設定をすることで必要な人だけに見せたい情報を見せつつ、業務を進めることが可能です。
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